Ahora ya que tienes el proyecto creado y con todos sus datos añadidos, es el momento de empezar a definir el contenido del proyecto: sus fases, participantes, gastos, etc.
Para ello, vas a empezar a añadir cada uno de estos datos en su correspondiente recuadro.
3.1. Fases
Lo primero que deberás añadir son las fases del proyecto, es decir, las etapas que has de desarrollar para llevarlo a cabo. Para ello, debes:
- En el primer recuadro dentro de la ventana de tu proyecto encontrarás un apartado en el que pone “Visual Kanban: visual de las fases del proyecto y sus tareas”. Haz clic en “Nueva fase”.
- Añade el nombre de la primera fase, por ejemplo, “FASE 1-Investigación de mercado”.
- Añade una descripción de la fase si lo deseas.
- Clica en guardar.
- Crea tantas fases como necesites.
- Ahora tendrás una visual de todas tus etapas.
3.2. Tareas
Ahora puedes añadir las tareas a realizar dentro de cada fase.
- Clica en el botón de + situado a la derecha de la fase en la que quieres añadir una tarea.
- Define el nombre de la tarea y la fase a la que pertenece (por defecto te sale la fase en la que has clicado en el paso 1.
- Define el usuario que va a desarrollar esa tarea en el apartado de “Asignar a”.
- Añade la fecha de inicio y fin estipuladas para la tarea.
- Clica en guardar.
- Crea tantas tareas como necesites.
Estas tareas se irán añadiendo como bloques dentro de la columna de cada fase, así podrás tener una representación visual de todo lo que debes llevar a cabo en el proyecto, quién lo va a realizar y en qué fechas.
También puedes cambiar el estado de la tarea (pendiente, en curso, bloqueado, pendiente de revisión o finalizado) dentro del propio recuadro, así como editar la tarea desde el lápiz situado o su derecha o borrarla con la papelera.
3.3. Equipo del proyecto e imputaciones
Asimismo, puedes añadir a los trabajadores que van a participar en el proyecto y qué imputaciones van a tener, por ejemplo, “Desarrollador”, “Marketing”, “Diseño”, “Administración” y cuánto es el importe de la hora de trabajo de cada uno de estos roles.
- Para ello, vamos a crear primero las imputaciones desde el recuadro de “Estimación de personal” situado casi al final de la página.
- Ahí vamos a clicar en “Nueva imputación”.
- Determina el nombre de la imputación: “Desarrollador”.
- El precio de su hora de trabajo: 60€.
- Añade las horas estimadas que crees que vas a necesitar de ese cargo en el proyecto.
- Clica en guardar.
- Crea todas las imputaciones que necesites.
Una vez tengas todas creadas, verás que te crea una estimación del dinero que vas a invertir en el proyecto en horas de trabajo. Vuelve a la parte superior de la página y clica en “Añadir participante” dentro del recuadro de “Equipo del proyecto”.
- Selecciona el usuario que quieres añadir al proyecto.
- Clica en guardar.
- Selecciona el cargo que va a desarrollar ese usuario en el desplegable a la derecha del nombre.
- Añade al resto de los participantes.
**Recuerda que los participantes que añadas no tendrán acceso al panel del proyecto, solo podrán crear partes de trabajos asociados al proyecto, que después le aparecerán al manager en su panel.
**TIP: si en tu empresa desarrolláis proyectos que siguen una misma estructura y que tienen las mismas fases, no hace falta que crees un proyecto nuevo cada vez que inicies uno. Basta con que clones un proyecto ya creado y así no tendrás que volver a crear todas sus fases y tareas.